就業規則のリーガルチェック

 

就業規則とは?

就業規則とは労働者の労働条件や労働者が遵守すべき職場規律などについて使用者が定める規則の総称のことです。「就業規則」と題されるものから、給与規定、退職金規定、パートタイマー・アルバイト規定、工場規則など周辺規定もすべて含めたものの総称を指します。

 

就業規則の作成義務

労働基準法(以下「法」とします。)は常時10人以上の労働者を使用する使用者に就業規則の作成を義務付けています(法89条)。この10人の中には契約社員やアルバイト、パートタイム労働者も含まれます。

 

それでは、常時10人未満の労働者を使用する使用者であれば就業規則は必要ないのでしょうか。

 

確かにそのような使用者には法律上は就業規則の作成は義務付けられていません。しかし、就業規則は企業の理念や指針を示すものでもあり、また、従業員の遵守すべきルールを定めるものでもあることから、企業の成長・発展のために必要なものです。

 

そして、何よりも就業規則は企業を守る必須の盾になります。何か労働問題で紛争になった場合は、まず就業規則がどのようになっているのかが重視されます。そのようなときに就業規則もなく、個別具体的な労働条件の取り決めもないとなれば企業が労働紛争で勝てる見込みはまずないでしょう。従って常時10人未満の労働者を使用する場合であっても、就業規則は作成するべきです。

 

また、就業規則に労働条件を定めることで、労働者全員の労働条件を一律で管理することができます。この労働者全員の中には将来入社する従業員も含まれます。就業規則を作成していなければ、各個別の従業員と大量の労働条件を定めた労働契約書を漏れなく作成しなければならなくなります。後に触れますが、就業規則が作成されていない場合、個別の労働契約において懲戒することがある旨及び懲戒事由を定めてなければ、労働者を懲戒することはできません。このような観点からも就業規則の作成は必須と言えます。

 

このように、どのような会社であっても就業規則は作成するべきですが、その作成には弁護士などの専門家の関与は必須です。市販の就業規則やダウンロード可能な就業規則のひな型は参考になりますが、あくまで一般的な規定例であり、各個別の事業所に合わせた内容ではありません。就業規則には強い効力があり会社として誤った規定が定められていた場合取り返しのつかない事態を招くことがあるのです。

 

就業規則は周知が必要

就業規則はただ作成すればすべての労働者に対して効力を生じることはありません。就業規則は使用者が一方的に作成するものであることから、労働者に対して周知をしなければいけません(法106条、法規則52条)。この周知がなされていなければ就業規則の効力は生じません。

 

ただし、使用者が従業員に就業規則を周知しているかは労働者が実際に就業規則の内容を知っているか否かでは判断されません。使用者は労働者が就業規則の内容を知りうる状態に置いておき、いつでも労働者が就業規則の内容を確認できるような状態に置いておくことで足ります。

 

会社の誰でも見ることのできる場所に就業規則を置いておいたり、社内の誰もがアクセスできるデータに就業規則を格納しておき、そのことを労働者に知らせておくことなどが考えられます。いつでも誰でも見たいときに確認できる状態であることを皆が知っているという状態を作ることが必要なのです。

 

就業規則の記載事項

まず、具体的に就業規則にはどのような事項を記載する必要があるのでしょうか。

 

就業規則の記載事項には

 

①絶対的記載事項(作成にあたり必ず記載しなければならない事項)

②相対的記載事項(そのような制度を設ける際には記載しなければいけない事項)

③任意的記載事項(記載するか否かが自由な事項)

 

があります。

 

①絶対的記載事項として定められているのは次の事項です。

・始業及び終業の時刻、休憩時間、休日、休暇並びに労働者を二組以上に分けて交代に就業させる場合においては就業時転換に関する事項

・賃金(臨時の賃金等を除く。)の決定、計算及び支払いの方法、賃金の締切り及び支払の時期並びに昇給に関する事項

・退職に関する事項(解雇の事由を含む)

 

つまり、

 

・労働時間や休憩・休日・休暇のルール

・給料の算定や支払い・昇給のルール

・退職に関するルール(退職事由や定年制など)や解雇の種類(普通解雇・懲戒解雇・整理解雇)や事由(それぞれの解雇がどのような場合に可能か)

 

を記載しなければなりません。

 

②相対的記載事項として定められているのは次の事項です

 

・退職手当の定めをする場合においては、適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算及び支払の方法並びに退職手当の支払の時期に関する事項

・臨時の賃金等及び最低賃金に関する事項

・労働者に食費、作業用品その他の負担をさせる場合に関する事項

・安全及び衛生に関する事項

・職業訓練に関する事項

・災害補償及び業務外の傷病扶助に関する事項

・表彰及び制裁についてその種類及び程度に関する事項

・その他事業場の労働者のすべてに適用される事項

 

特に、表彰及び制裁における制裁とは「懲戒処分」のことであり、使用者が懲戒処分を行う場合は就業規則に定めておくことが必要です。懲戒処分について就業規則の定めがない場合、労働契約書に詳細な懲戒に関する規定が定められていなければ懲戒処分(懲戒解雇含む)は許されません。従業員が明らかに懲戒解雇に相当するような背信行為を行っても、懲戒解雇は許されないという事態が生じます。

 

就業規則の効力

使用者と労働者の労働関係を定めるものは大きく分けて「労働関係法規」「労働協約(労働組合と使用者との間で締結された労働条件に関する合意)」「就業規則」「(個別の)労働契約」があります。これらには優先関係があり、

 

労働関係法規>労働協約>就業規則>労働契約

 

となります。

 

つまり、労働者にとって労働法規を下回るような条件の労働協約は認められず、また労働協約を下回る条件の就業規則は認められず、また就業規則を下回る条件の労働契約は認められません。例えば、労働契約の内容が労働者にとって就業規則で定めた事項よりも条件が下回っていた場合は、当該条件はその限度で無効となり就業規則で定められた水準に引き上げられます。

 

従って就業規則で定めた条件は、各労働者にとって最低限の労働条件になります。これを意識せずに一般的なひな型を流用しただけで作成された就業規則は就業規則に使用者が意図していない労働者に有利な規定が含まれている可能性があります。

 

このような場合はたとえ労働者が納得した上で個別の労働契約が締結されていた場合でも、個別の労働契約が就業規則の規定を下回っている部分については就業規則の水準に引き上げられることになります。

 

また、気を付けなければいけないのは、昔に作成した就業規則を見直さずにそのまま使用しているという場合です。

 

例えば、昔会社の業績が良好であった際に作成した就業規則に、毎年一定額昇給する旨の規定があったり、賞与を必ず年2回支給する旨の規定があったりする場合、現在会社の業績が落ち込んでいる場合でも、毎年の昇給と年2回の賞与を支給しなければいけません。就業規則に定めている以上、各個別の労働契約で昇給がない旨や賞与がない旨を合意していても当該合意はその部分について無効になります。

 

したがって、このような場合は就業規則を変更する必要があります。

 

就業規則の変更

就業規則の変更は使用者が自由にできるのでしょうか。

 

就業規則の変更のうち、労働者にとって不利益になる変更については原則できません(法9条)。ただし、不利益変更の内容が合理的なものであり、かつ不利益変更された就業規則を周知した場合は就業規則の不利益変更が認められます(法10条)。

 

不利益変更の内容が合理的なものかの判断は、

①労働者の受ける不利益の程度

②労働条件の変更の必要性

③変更後の就業規則の内容の相当性

④労働組合等との交渉の状況

⑤その他就業規則変更にかかる事情

を総合考慮してなされます。

 

従って、不利益変更の内容が合理的かの判断は、上記5つの事項について総合的になされることから、法律の専門家の関与が必須となります。一度定めた就業規則について不利益に変更することは困難であることから、就業規則の作成については慎重な検討が必要になるのです。

 

パート・アルバイトの就業規則

就業規則の作成義務が課される10人以上の労働者について、契約社員やパートタイマー労働者やアルバイトが入ることは前述の通りです。

 

就業規則の作成において、一つの就業規則に正社員、契約社員、パートタイマー労働者、アルバイトの規定を設けることも可能ですし、これらを別規定として定めることも可能です。

 

しかし、注意しなければならないのは全ての雇用形態について一律の規定を作成している場合です。就業規則を定めた場合、その規定が労働者にとって最低基準になることは前述の通りですが、雇用形態の異なる労働者がいる場合にはそのことが問題になることがあります。

 

事業所に正社員とパートタイマー労働者がいる場合、その給与基準は異なることが通常でその多くは正社員の給与基準がパートタイマー労働者の給与基準を上回るでしょう。

この事業所で、就業規則において正社員のみの給与に関する規定が定められ、パートタイマー労働者について特に給与規定について定められていなかった場合は、パートタイマー労働者についても正社員の給与基準が適用されることになります。パートタイマー労働者に別の給与基準で給与計算する場合は、正社員と別にパートタイマー労働者に関する給与の規定を作成しておかなければならないのです。

 

このようなトラブルを避けるためにも、また誰が見てもわかりやすい就業規則にするためにも、雇用形態の異なる従業員がいる事業所においては、雇用形態ごとの就業規則を作成されることをお勧めいたします。

 

就業規則の作成・見直しには弁護士の関与を

以上のとおり、就業規則はどのような企業でも必要なものですが、その作成や見直しには専門家の視点が不可欠であり、企業ごとに実情に合わせて個別具体的に作成する必要があります。

企業の指針となり、かつ、盾となるべき就業規則について一般的な記載にとどまるひな型をそのまま利用することは極めて危険です。

 

グロース法律事務所では、企業の個別具体的な実情に合わせた就業規則の見直し、作成を承っております。いつでもご相談ください。

 

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