労働関係法令上の帳簿等の種類と、その保存期間について

 

労働基準法等の労働関係法令においては、労働者を雇用した場合に作成し、保存しておくべき帳簿がいくつか定められています。

使用者としては、①どのような帳簿を作成すべきか、②その内容、③保存期間について把握しておく必要があります。

以下では、法定三帳簿と言われる、労働者名簿、賃金台帳、出勤簿等について、解説致します。

 

労働者名簿

労働基準法第107条では、「使用者は、各事業場ごとに労働者名簿を、各労働者(日日雇い入れられる者を除く。)について調製し、労働者の氏名、生年月日、履歴その他厚生労働省令で定める事項を記入しなければならない。」とされています。

また、労働基準法施行規則第53条では、「法第107条第1項の労働者名簿(様式第19号)に記入しなければならない事項は、同条同項に規定するもののほか、次に掲げるものとする。」として、性別、住所、従事する業務の種類、雇入の年月日、退職の年月日及びその事由(退職の事由が解雇の場合にあつては、その理由を含む。)、死亡の年月日及びその原因が挙げられています。

なお、労働基準法施行規則第53条第2項において、常時30人未満の労働者を使用する事業においては、従事する業務の種類についは、記入することを要しない、とされています。

また、労働基準法第109条において、保存期間は3年とされており、労働者の死亡・退職・解雇の日から3年とされています。

これらをまとめた場合、以下のとおりとなります。

 

【労働者名簿】

(記載事項)

①労働者氏名

②生年月日

③履歴

④性別

⑤住所

⑥従事する業務の種類(30人未満の労働者を使用する事業を除く)

⑦雇用年月日

⑧退職や死亡年月日、及びその原因や理由

(保存期間・起算日)

3年。労働者の死亡・退職・解雇日から

労働者名簿につきましては、厚生労働省のHP等からもダウンロード出来ますので、フォーマットについては、下記リンク先よりご確認ください。

https://www.mhlw.go.jp/bunya/roudoukijun/roudoujouken01/pdf/b.pdf

 

賃金台帳

労働基準法第108条では、「使用者は、各事業場ごとに賃金台帳を調製し、賃金計算の基礎となる事項及び賃金の額その他厚生労働省令で定める事項を賃金支払の都度遅滞なく記入しなければならない。」とされています。

そして、労働基準法施行規則第54条では、「使用者は、法第108条の規定によって、次に掲げる事項を労働者各人別に賃金台帳に記入しなければならない。」として、氏名、性別、賃金計算期間、労働日数、労働時間数等々が定められています。

また、保存期間とその起算日は、3年とされており、労働者の最後の賃金について記入した日からとされています。

他の規定も含めこれらをまとめた場合、以下のとおりとなります。

 

【賃金台帳】

(記載事項)

①労働者氏名

②性別

③賃金の計算期間

④労働日数

⑤労働時間数

⑥時間外労働時間数

⑦深夜労働時間数

⑧休日労働時間数

⑨基本給や手当等の種類と額

⑩控除項目と額

(保存期間・起算日)

3年。労働者の最後の賃金について記入した日

 

賃金台帳の厚生労働省作成のフォーマットは、以下のとおりですが、使用者は、労働者名簿と賃金台帳をあわせて調製することができるとされていますので、上記記載事項の漏れがない限り、重複を省いたフォーマットによることも可能です。

(常用労働者)

https://www.mhlw.go.jp/bunya/roudoukijun/roudoujouken01/pdf/d.pdf

(日々雇い入れられる者)

https://www.mhlw.go.jp/bunya/roudoukijun/roudoujouken01/pdf/e.pdf

 

なお、直ちに表示、印刷できる状態にあるものであれば、パソコンで保存することも可能とされています。

 

出勤簿

出勤簿は、労働者名簿、賃金台帳と異なり、労働基準法自体に明示的な規定はありませんが、厚生労働省の通達(労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン。https://www.mhlw.go.jp/file/06-Seisakujouhou-11200000-Roudoukijunkyoku/0000149439.pdf)において使用者が行なうべき記録方法等が述べられており、法定三帳簿の一つとされています。

出勤簿に記載すべき労働者は、管理監督者を除く、全員であり、パート・有期雇用労働者も含みます。

出勤簿は、労働基準法第109条でいう「その他労働関係に関する重要な書類」に該当するため、使用者は、作成した出勤簿を3年間保存しなければなりません。また、起算日は最後の出勤日とされています。

ガイドライン等も踏まえ、記載を要する事項や保存期間は、以下のとおりです。

なお、労働基準法上の保存期間は、3年とされていますが、退職手当の時効は5年とされていますので、法定の保存期間に限らず、保存することが望ましい帳簿です。

 

【出勤簿】

(記載事項)

①氏名

②出勤日と労働日数、出社・退社時刻

③日別の労働時間数、休憩時間数

④時間外労働を行った日付と時刻・時間数

⑤休日労働を行った日付と時刻・時間数

⑥深夜労働を行った日付と時刻・時間数

(保存期間・起算日)

3年。労働者の最後の出勤日

 

その他、労働者を雇用した場合には、労働条件通知書等他にも記載項目と保存期間が定められた書類がありますので、漏れなく把握することが必要です。

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